כבעלי עסקים, אנחנו לעיתים קרובות נמצאים בלחץ זמנים. יש משימות רבות לעשות ולהספיק, לעמוד בדד-ליין, לתת שירות מעולה, לשווק, לקיים פגישות, לכתוב הצעות מחיר, לעשות פולו-אפ, לעשות גבייה ועוד ועוד, במקרה הגרוע אנחנו מסיימים את היום עם מעט "אויר לנשימה", במקרה הטוב הכל עובד פחות או יותר כמו שצריך אבל בפנים בפנים אנחנו יודעים שאפשר גם קצת אחרת.
במאמר זה אציג 3 כלים פשוטים שניתן ליישם במיידי, כלים שייעלו את הזמן ויגדילו את הפרודוקטיביות האישית והמקצועית.
1. פרקו משימות גדולות למשימות קטנות יותר.
כשאתם מסתכלים על משימה גדולה, זה יכול להיות מאוד מרתיע. זה יכול להרגיש בלתי אפשרי לדעת מאיפה להתחיל, וקל להרגיש שלא מתקדמים.
אבל אם תפרקו את המשימה הגדולה למשימות קטנות יותר, משימות ברות ביצוע, המשימה הגדולה תיראה הרבה פחות מרתיעה. זה גם יעזור לכם להתחיל לעבוד על המשימה, כי תהיה לכם מטרה קטנה וברורה יותר להשיג בכל פעם.
לדוגמה, אם אתם צריכים לכתוב מאמר, אתם יכולים לפרוק את המשימה הזו למשימות הבאות:
• חקר הנושא
• כתיבה של טיוטה
• עריכת של הטיוטה
• הגהה של הטיוטה
• חיפוש תמונה מתאימה
• העלאה לאתר
• פרסום המאמר
לאחר שפירקתם את המשימה הגדולה למשימות קטנות, הזינו את המשימות ביומן (או בכל כלי לניהול משימות בו אתם משתמשים), עם זמנים לביצוע כדי שתהיה לכם את התמונה הגדולה וכדי שלא יתנגש עם משימות אחרות.
2. קחו הפסקות.
זה נשמע אולי מנוגד לאינטואיציה, אבל לקחת הפסקות יכול לעזור לכם להיות פרודוקטיביים יותר. כאשר אתם עובדים ללא הפסקה, אתם עלולים להתחיל לעשות טעויות, והמוטיבציה שלכם תתחיל לרדת.
מחקרים רבים מראים שלעבוד יותר מארבע שעות ביום ברצף בעצם יכול להוביל להשפעות שליליות על הביצועים והפרודוקטיביות.
בדרך כלל, בזמני הפסקות יזומות ומתוכננות יש יכולת לסייע לנו בריענון המחשבה, לתרום לחשיבה חדשנית, הזמן היצירתי ביותר הוא כשהמוח אינו "מוטרד" מהסחות דעת וגירויים מיותרים. מחקרים הראו שלקיחת הפסקות לאחר השלמת משימה תאפשר למוח להיטען מחדש ולתת למוח הזדמנות להעלות רעיון פורץ דרך. הפסקות גם עוזרות לשפר את הפרודוקטיביות, היצירתיות והמוטיבציה.
3. למדו לומר לא.
לרובנו זה ממש קשה לומר לא! הסיבות לכך מגוונות, המובילות הן: כי לא נעים לנו, כי אנחנו לא רוצים לפגוע, כי חוששים מה יגידו עלינו? כי אולי נצטרך בעתיד משהו ואם נסרב היום איך נבקש בעתיד? בפועל, אנחנו מוצאים את עצמנו עושים דברים שלא באמת היו בתוכניות שלנו, שלא רצינו, ושאינם משרתים את המטרות והיעדים שלנו.
חשוב ללמוד לומר לא לבקשות של אנשים אחרים. כשאתם אומרים כן ללא סינון לבקשות של אחרים זה אומר שאתם חיים לפי סדרי עדיפויות של מישהו אחר, שאתם זונחים בצד את המטרות והיעדים שלכם. תחשבו אם הייתם אומרים לא – כמה אנרגיה וזמן בפועל היו מתפנים לכם, כמה תסכול היה משתחרר.
איך לומדים להגיד לא?
תתאמנו: התחילו בסיטואציות קטנות, שבהן קל לכם יותר להגיד לא. ככל שתתרגלו יותר, כך יהיה לכם קל יותר להגיד לא בסיטואציות גדולות יותר.
קיבעו לעצמכם גבולות: תחשבו על מה חשוב לכם, ועל מה אתם מוכנים לעשות. לאחר מכן, קבעו לעצמכם גבולות שיעזרו לכם לשמור על הדברים החשובים לכם.
שתפו בכנות את הסיבה למה לא: אנשים מעריכים שקיפות, וזה יכול לעזור להם להבין למה אתם אומרים לא לבקשת שלהם.
חלקו את ה'לא' לחלקים: אם אתם לא יכולים לומר לא לבקשה כולה, אולי תוכלו להגיד לא רק לחלק מהבקשה. לדוגמה, אם מישהו מבקש מכם לעשות עבודה שתיקח לכם שבוע, אולי תוכלו להגיד לא רק לחלק מהעבודה, ואת החלק האחר לעשות.
זכרו, על כל מה שאתם אומרים כן – יש משהו אחר שאתם אומרים עליו לא!
לסיכום:
שלושה כלים שיעזרו לכם לייעל את הזמן שלכם ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלכם:
• פירוק משימות גדולות למשימות קטנות יותר.
• לקחת הפסקות.
• ללמוד לומר 'לא'.
כל אחד מהם ושלושתם יחד יכולים באמת לעשות הבדל בהתנהלות ולשנות את היום שלנו העסקית והאישית .
אריאן רפאלי
בעלים של Adminz – שירותי משרד, מומחית בניהול זמן
רשתות חברתיות:
https://www.facebook.com/1Adminz
